Data:
01/03/2018
Em um mercado
desenvolvido, no qual a diferenciação é um pilar fundamental à perenidade
operacional, estratégias para alinhar processos e ajustar rotinas são
imprescindíveis à gestão enxuta e eficiente.
Neste âmbito, portanto, a missão de reduzir os custos empresariais ganha ainda
mais força e relevância. E como é possível suprimir despesas sem incorrer em
depreciação de produtos ou serviços?
Para manter a qualidade e, ainda assim, perseguir uma gestão mais coerente e
orgânica, é fundamental que os líderes estejam engajados e foquem na inovação
de atividades e processos, extraindo o máximo potencial dos recursos de que
dispõe. Para isso, a tecnologia é a chave.
Mas primeiro, vamos
entender o que é o ERP:
Imagine que você tenha uma
empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com contas a pagar, um
para folhas de pagamento, um para controle de vendas, um para gerenciar
impostos, um para analisar metas e desempenho, e assim por diante. Em vez de
usar um monte de softwares isolados, um para cada departamento da companhia,
não seria mais eficiente contar com uma integração entre eles, de forma que
todos fizessem parte de um sistema unificado? É justamente isso que uma solução
de ERP oferece.Com um único sistema integrando todos os departamentos — ou pelo
menos os mais importantes —, a comunicação interna se torna mais fácil e menos
custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto
dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de
funcionários, de acordo com as informações que o setor de recursos humanos (RH)
disponibilizar no sistema.Da mesma forma, o chefe de determinado departamento
pode avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH
quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. Já o departamento de marketing,
consultando o controle de vendas, pode identificar um produto que não está
tendo boa saída e desenvolver uma nova estratégia para reverter o quadro, ao
mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é suficiente para esse
trabalho. Note, com esses exemplos, que há várias circunstâncias em que a
integração de sistemas se mostra vantajosa. Perceba ainda que, com sistemas
distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com outros. Isso
resulta em menos produtividade, mais gastos e até em perda de competitividade.
Além disso, sem um sistema de ERP, a empresa tem que lidar com muitos
fornecedores de software, o que aumenta custos com licenças, suporte técnico,
servidores, treinamento, entre outros.
Por que o ERP é importante para a otimização de recursos?
A gestão empresarial é complexa e dinâmica. Para oferecer produtos e serviços, viabilizando a competição do mercado, as empresas demandam uma série de processos interconectados — os quais exigem, por sua vez, a aplicação adequada de insumos e de mão de obra.
Para integrar e gerenciar toda a engenharia de produção, armazenamento, distribuição e administração de recursos, a tecnologia desponta como a maior aliada das organizações modernas.
Em um cenário intrincado, complexo e dinâmico, a importância do sistema ERP ascende. Seja para conduzir a aquisição de matéria-prima, seja para organizar a prestação de serviços, o software assegura a gestão sinérgica e eficaz, maximizando resultados ao otimizar recursos.
Como aplicar o ERP para ajudar a reduzir os custos da empresa?
Na
prática, o ERP proporciona um salto de controle e produtividade. Ao endossar a
padronização de processos e a simplificação de tarefas, o sistema fortalece
fluxos otimizados de trabalho e contribui ativamente para otimizar os recursos
da organização — sejam físicos, financeiros, humanos ou de tempo.
Uma vez
implantado, as funcionalidades do ERP garantem a alavancagem fabril e gerencial
— e, claro, são aderentes às rotinas de empresas dos mais variados portes e
segmentos, da indústria ao varejo. E, no cotidiano do negócio, de que forma a
tecnologia permite e fortalece resultados mais expressivos?
1.
Automatizando tarefas
Um dos
grandes problemas nas empresas contemporâneas é justamente o excesso de tempo
gasto em tarefas rotineiras. Em alguns casos, as atividades são necessárias ao
andamento dos fluxos de trabalho, mas não costumam agregar grande valor ao
final da cadeia, alavancando aos produtos e serviços produzidos.
Neste
contexto, a melhor forma de evitar o desperdício de recursos é, portanto, automatizar
as rotinas do negócio. Ao dispensar o retrabalho manual — que exige o dispêndio
de tempo e mão de obra — a tecnologia atua diretamente na melhora da
produtividade da equipe e, por consequência, também dos resultados da empresa.
2.
Centralizando informações
A
dispersão de dados (operacionais e estratégicos) são, sem dúvidas, um grande
problema para a gestão eficaz das empresas modernas. A dificuldade para acessar
históricos, balanços e panoramas, bem como previsões e demonstrativos,
geralmente retarda a tomada de decisão e pode comprometer a performance do
negócio.
Com o
ERP, o problema é sumariamente eliminado: o sistema centraliza as informações
da empresa, por departamento e/ou áreas de negócio, e facilita o acesso a dados
confiáveis e estruturados. A partir deles, é possível gerar relatórios
consistentes que suportam estratégias exitosas.
3.
Controlando suprimentos
Os
insumos necessários à atividade empresarial — na fábrica, no escritório ou na
prestação de serviços — geralmente são um gargalo oneroso nas organizações que
não investem em tecnologia de gestão.
Na
ausência de uma tecnologia integrada, que permita a análise conjunta de dados
em tempo real, a movimentação de estoques e a previsibilidade de demanda (por
sazonalidade ou atividade promocional, por exemplo) ficam fatalmente
comprometidas. O resultado é uma desorganização improdutiva de suprimentos e um
desempenho operacional frágil e, muitas vezes, perigoso.
